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1日の無駄が丸わかり。よけいな時間を探すときの行動記録のとり方

2018年4月25日

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あまった時間を有効活用するため、行動記録を取っている。すると1日1~2時間ていどながら、今まで先延ばしにしてきた小説の勉強に使える時間が生まれた。

誰の中にもムダな時間はあると思うが、ただ減らしたいとボンヤリ考えてても見つからない。どうすればよけいな時間を見つけられるのか、私がやった方法を紹介したい。

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記録にはアプリが便利だった

記録する方法は色々あるが、私はスマホアプリが便利だと思っている。今使っているのは、500円の有料アプリ「Task Navi」だ。

「Task Navi」はタスクシュートという時間管理術を元にしていて、1つの作業にどれだけ時間を使っているか、全体でどれだけ時間が必要かが分かるツールだ。

使い方はシンプルで、

・作業したこと

・始めた時間

・終わった時間

の3つを記録するだけで、自動で見積もりを計算してくれる。

「これくらいでこれだけ終わるんや」と分かるから、やみくもに焦らなくてよくなる。時間が足りないなら作業の中身を削り、逆に時間があまったら翌日の分もやっておこうとなる。もちろんやりたいことに充ててもいい。

スプレッドシートが使いやすいか

とても便利な「Task Navi」だが、アプリが有料というのがネックだ。そこで代わりに使えそうなのが、Googleスプレッドシートだ。タスクシュートを考えた大橋悦夫氏は最初エクセルに打ち込んで計算していたというから、スプレッドシートでも同じことはできるはずだ。

スマホアプリを使うときは、シンプルなスケジュールアプリに記録するのがいい。無料の時間管理アプリは広告がでたり、計算ができなかったりで使いづらい。

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記録するのは4つ

基本の流れは、この4つの記録だ↓

・作業内容

・スタート時間

・ゴール時間

(・かかった時間)

TaskNaviは使った時間を勝手に記録してくれるが、ほかのツールを使うときは手動で計算しないといけない。

もしスプレッドシートを使うなら、引き算で自動化できる。紙などに記録するときは、ネットに転がっている時間計算サイトが便利だ。

ストップウォッチで測って記録してもいいが、ストップし忘れに気を付けないといけない。私だったらやはり、スプレッドシートにスタートとゴールを記録して自動計算する方を選ぶだろう。

おすすめは1分刻み

時間を記録するときの単位は、1分刻みがいい。できるだけ正確に測った方が、見積もりの時間も正確に分かる。スケジュールアプリを使うときも、1分単位で記録できるものを選ぼう。

最初は1つの作業だけ記録してみよう

とはいえ、手作業だと1日の作業全てを記録するのはつかれるだろう。最初は、もっとも気になる1つの作業だけ記録するのがいい。

ムダな時間を洗い出すときは、こんな時間の記録を取ってみる↓

・スマホをいじる時間

・テレビを観る時間

・昼寝の時間

・コンビニに寄った時間

・買い物の時間

etc……

コツは、自分が一番削りたいと思う時間を記録することだ。

仕事の時間を減らすなら、こんな時間をチェックするといいかもしれない↓

 

・上司に仕事をチェックしてもらうまでの空き時間

・会議の時間

・飲み会の時間

・通勤の時間

これは、私がエンジニア時代にムダだなあと感じていた時間たちだ。やたらと残業の多い職場だったが、仕事の量に加えて効率が悪かったのが原因だと思っている。

どれだけ時間を使っているか分かると、あまりなムダの多さにびっくりする。自分でできる範囲だけでも、テキパキとこなしてサッサと帰りたいものだ。

1週間たったら、かかった時間の平均を計算

1週間ほど記録を取ったら、かかった時間の平均を計算する。これも、スプレッドシートなら簡単に計算できるだろう。

かかった時間の平均が、その作業にかかる見積もり時間ということになる。次に同じ仕事をするときは、まずそれだけの時間を確保しないといけないのだ。

「見積もりも分からずに作業を詰め込むから、時間オーバーして仕事が終わらない」と考えるのがタスクシュートだ。時短云々の前に、まず現実を見るのが大事ということか。

ムダな時間は合計時間を計算する

ムダな時間を削るときは、1週間の合計時間を計算する。もし1日1時間スマホをいじっていたとしたら、7日で7時間も時間を使っていることになるのだ。

だからといって、いきなりスマホの時間をゼロにするのも現実的じゃない。そこで活きてくるのが、1日の平均時間だ。

平均時間が1時間なら、まず40分くらいにしてみようと考える。1日20分の節約だが、これで140分は時間が作れる。

作業ごとに見積もり計算を繰り返す

1つの作業の見積もりが分かったら、別の作業も同じように記録する。そうやって、記録する作業を増やしていくのだ。

ムダな時間の記録がひととおり終わったら、日常の細々した作業を記録するといい。意外と多くの作業をやっていることに気が付いて面白い。

見積もりが分かったら1日の予定に組み込む

それを日々の行動予定に入れる。1日のなかで、それだけは絶対に使う時間ということだ。

ちなみに私が1日のなかで絶対にやる行動を記録すると、こんな感じになった↓

・起床…9分

・朝食…31分

・朝食後のスマホゲーム…1時間22分

・昨日のブログ記事のリライト…42分

・今日のブログ記事…2時間50分

・FP資格試験の勉強…2時間

・お風呂…29分

・ストレッチ…21分

・夕飯…51時間

・合計…9時間15分

とくに予定がなくても、10時間近く時間を使っている。買い出しや散歩、睡眠時間なども足すと、21~22時間くらいになるだろう。

ちなみに「Task Navi」を使うと、ここまでのステップが1週間もあれば終わる。500円に見合う価値は十分にある、高機能アプリだ。

細かすぎる行動はひとくくりにする

私が行動記録を取るときに気を付けているのは、ある程度の行動はひとくくりにするということだ。たとえば、こんな作業はひとまとめにする方が簡単だった↓

・起床→部屋の電気を付ける、顔を洗う、ブラッシング

・ゴミ出し→ゴミをゴミ袋に詰める、ゴミ捨て場に持っていって帰る

・朝食&夕飯→準備する、食べる、食器を洗う

もちろん分けて記録してもいいのだが、細かいところにこだわると記録の目的を見失う。決まりきったルーチンがある作業は、ひとつにしてもいいと思っている。

ほかにも仕事の途中のトイレの時間や、外へ出るときに着替える時間なども作業のなかに入れてしまっている。明らかに「これには時間を使ってないやろ」ということは、気にしなくていいんじゃなかろうか。

時間を記録してみると、自分の1日の動きが分かって実に興味深い。これは、私がどういうことに時間を使いたいかの裏返しでもあるからだ。

自分は、本当にやりたいことに時間を使えているか?そう思ったときはぜひ記録を取ってみてほしい。

 

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Posted by yayoi